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見積書のたたき台をAIで作ったら、確認作業に集中できた話

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沼津市で設備工事をしているクライアントがいます。 見積書を作るたびに、過去の似た案件を探して、項目をコピーして、金額を直していました。

作業自体は慣れています。でも、急ぎの依頼が重なると抜け漏れが出やすい。特に細かい部材や諸経費の項目は、あとから気づいて修正することがありました。

過去の見積もりを「材料」にした

最初にやったのは、過去の見積書を案件ごとに整理することでした。 エアコン交換、配管修理、店舗設備の入れ替え。よくある案件を3種類に分けて、それぞれの項目パターンをAIに読み込ませました。

次に、新しい依頼内容を箇条書きで渡して「近い案件の構成を参考に、見積書のたたき台を作って」と指示します。

AIが作るのは完成版ではありません。あくまで項目の抜け漏れを防ぐための下書きです。金額や数量は担当者が必ず確認します。ここを分けたのが重要でした。

ゼロから作らないだけで楽になる

変わったのは、作業の順番です。 以前は白紙から項目を考えていました。今は、AIが出したたたき台を見ながら「これは必要」「これは不要」と判断する形になりました。

結果として、見積書の作成時間は短くなり、確認に使える時間が増えました。クライアントからは「焦って作る感じが減った」と言われました。

AIに任せるべきなのは、最終判断ではありません。抜け漏れを減らすための最初の整理です。 あなたの会社にも、過去の書類を探しながら毎回作っているものがあれば、まず下書きだけAIに任せてみてください。

著者: 松井 勇樹