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会議メモをAIで議事録にしたら、共有の遅れがなくなった話

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三島市で小さな制作会社を営むクライアントがいます。 打ち合わせのあと、議事録をまとめるのが毎回の負担になっていました。

話した内容は覚えている。でも、決定事項、次にやること、担当者、期限を整理して送るとなると、30分から1時間はかかります。忙しい日ほど後回しになり、共有が翌日になることもありました。

まず録音とメモの使い方を変えた

最初にやったのは、会議中に完璧なメモを取るのをやめることでした。 代わりに、打ち合わせ後に残す項目を決めました。「決まったこと」「確認が必要なこと」「誰がいつまでにやるか」。この3つだけです。

会議後にメモと録音の文字起こしをAIに渡して、「この3項目に分けて議事録にして」と指示します。すると、10分ほどで共有できる形の下書きが出てきます。

あとは固有名詞や期限を確認して、表現を少し整えるだけです。以前は1時間かかっていた作業が、15分程度で終わるようになりました。

共有が早いだけで仕事が進む

大きかったのは、議事録の品質よりもスピードでした。 打ち合わせ当日に共有できるようになったことで、クライアント側の確認も早くなりました。「何を決めたか」が曖昧なまま数日経つことが減ったんです。

議事録は、きれいな文章である必要はありません。仕事を前に進めるための記録です。 あなたの会社でも、会議後の整理に時間がかかっているなら、まず決定事項と次の行動だけをAIに整理させてみてください。

著者: 松井 勇樹